每次聊到辦公室裝修，很多行政伙伴都會感覺到瞬間壓力山大。
為什么別人家的辦公室裝修井井有條，看起來很輕松？
為什么別人家的行政聽見裝修一點(diǎn)也不慌？
為什么別人家裝修很少撕X？
??因?yàn)閯e人家的行政都是把裝修單獨(dú)拎出，做項(xiàng)目管理。不是摸著石頭過河，能做到哪兒，就做哪兒。辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件。大型企業(yè)的行政模塊下有基建工程部，中小企業(yè)CEO往往也會親自參與把控裝修項(xiàng)目。作為大多數(shù)行政人都會參與的職業(yè)經(jīng)歷之一，辦公室裝修做的怎么樣？對各個(gè)環(huán)節(jié)熟不熟悉？能不能處理好突發(fā)事件，都是工作能力的重要體現(xiàn)。
今天羚志悅裝就來和小伙伴們分享一些辦公裝修方面的項(xiàng)目管理相關(guān)注意事項(xiàng)，希望助力大家下一次辦公室裝修過程可以井井有條。
1
項(xiàng)目啟動(dòng)期，需要做哪些準(zhǔn)備工作？
行政接到裝修項(xiàng)目任務(wù)前，先別著急慌，從以下事情入手，有條不紊：
收集并確認(rèn)需求：裝修項(xiàng)目啟動(dòng)前，行政部需要充分了解公司管理層與各部門對新辦公環(huán)境的期待和需求。比如：不同部門的工作特點(diǎn)，研發(fā)需不被打擾的安靜，銷售與客服部來電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。
收集需求的同時(shí)，成立項(xiàng)目組，項(xiàng)目組主要成員有：行政、it、財(cái)務(wù)、采購（有條件的企業(yè)還要有基建團(tuán)隊(duì)）、法務(wù)，同步確認(rèn)小組成員各自分工。項(xiàng)目小組成員確認(rèn)后，需第一時(shí)間制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)責(zé)任人；
盡量確定內(nèi)部預(yù)算：很多企業(yè)行政在處理辦公室裝修時(shí)，老板可能不會先給出預(yù)算范圍和限制，而是當(dāng)提報(bào)幾家裝修供應(yīng)商設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后，再瘋狂的進(jìn)行砍預(yù)算，讓行政花5W的預(yù)算裝修出50W的效果，這一環(huán)節(jié)往往會消耗行政與供應(yīng)商的大量精力，增加談判內(nèi)耗。
完成項(xiàng)目預(yù)算制定的同時(shí)，需要分解預(yù)算采買項(xiàng)目，確定實(shí)際跟進(jìn)負(fù)責(zé)人，定期收集采買信息，以備后續(xù)實(shí)際對比；
篩選裝修供應(yīng)商：辦公室裝修離不開供應(yīng)商的參與，其中在裝修工作開始階段，根據(jù)公司裝修情況，行政需要同步篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)顧問公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報(bào)審等等服務(wù)供應(yīng)商。
并且需要與物業(yè)公司做好充分溝通，將物業(yè)管理要求細(xì)節(jié)確認(rèn)仔細(xì)，以便在供應(yīng)商招標(biāo)過程中提前告知；
全程采購管理：裝修工作會涉及大量的采購工作，一般情況下需要單獨(dú)組采購team，并且申請財(cái)務(wù)支持通道，確定項(xiàng)目采購規(guī)則與審核付款流程，保持效率節(jié)奏。采買過程中需注意有定制周期的采買，如家具等
只有在前期確認(rèn)裝修項(xiàng)目中的總體和細(xì)節(jié)要求，做好項(xiàng)目開展的總計(jì)劃表和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能方便開展后續(xù)的設(shè)計(jì)、施工、入駐等工作。
2
項(xiàng)目中期，行政將遇到哪些坑？
無論前期做了多萬全的準(zhǔn)備，項(xiàng)目開工之后，還是容易出現(xiàn)一些無法預(yù)料的突發(fā)事件，這些坑各具特色，不同的城市、不同的行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè)都會有各種各樣辦公室裝修過程中的問題。
但以下幾個(gè)是我們看來影響較大，所有行政都要高度緊張的關(guān)注點(diǎn)：
消防申報(bào)與驗(yàn)收：辦公室裝修的消防申報(bào)與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)審流程、注意事項(xiàng)、消防驗(yàn)收，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都將延遲項(xiàng)目時(shí)間。目前相對有效率的解決辦法是一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè)、第三方消防工程公司代辦。
強(qiáng)電弱電：裝修時(shí)，一定要評估辦公室配套設(shè)施的強(qiáng)電弱電電壓交付現(xiàn)狀是否滿足自己的需要，強(qiáng)電改造線路成本根據(jù)實(shí)際辦公樓狀況而定，可大可小。
施工時(shí)間：企業(yè)行政一般對辦公室裝修工程的時(shí)間要求比較緊，但不同的大樓裝修時(shí)間有不同的規(guī)定，如果有特殊情況，需要提前納入整個(gè)裝修項(xiàng)目時(shí)間管理中。
多方對接：設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，權(quán)責(zé)到人。
??除了這些影響較大的“坑”，在裝修中期還容易出現(xiàn)，資金結(jié)算不到位，延遲項(xiàng)目施工的情況、中期階段性驗(yàn)收等細(xì)節(jié)坑，行政在此期間提前發(fā)現(xiàn)問題，還能解決后期連帶問題哦！
3
項(xiàng)目后期，行政需要做些什么？
在辦公室裝修后期，驗(yàn)收和入駐是最后一關(guān)。
與驗(yàn)收相關(guān)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴干貨細(xì)節(jié)我們曾聊過很多，并且驗(yàn)收貫穿裝修的全過程，最后的收尾工作只是做一個(gè)結(jié)束。
其中需要特別關(guān)注的是，
○前期的裝修質(zhì)量要通過合同進(jìn)行鎖定，后期驗(yàn)收才能順順利利。
合同是保障項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成的基礎(chǔ)。
在裝修項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上，提前與裝修分包商就合同執(zhí)行時(shí)易出現(xiàn)爭執(zhí)的條款進(jìn)行溝通和細(xì)化，明確合同條款，通過合同條款將項(xiàng)目工期、質(zhì)量、成本、驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行明確與鎖定，保障項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有據(jù)可依。
○入駐的搬遷注意事項(xiàng)
完工后進(jìn)行檢測和綜合調(diào)試，最后驗(yàn)收整改，辦公室裝修工程結(jié)束后，通過多種方式進(jìn)行空氣治理確保最優(yōu)空氣質(zhì)量，開始搬遷準(zhǔn)備工作，服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門的內(nèi)部溝通，確保順利搬遷，與供應(yīng)商提前約定好，做好再次裝修及時(shí)響應(yīng)預(yù)案，需要做好員工的培訓(xùn)和信息宣傳工作。
在搬遷的過程中，有經(jīng)驗(yàn)的行政都會知道，搬遷意味著會有一大批舊家具將閑置。
如果能充分利用原有家具，統(tǒng)籌更新家具采購計(jì)劃，在后期軟裝配置與改造中，可以補(bǔ)貼一筆費(fèi)用，節(jié)約一定程度的開支。
??最后
辦公室裝修對于企業(yè)來說是一次大成本的投入。
行政通過專業(yè)的項(xiàng)目管理能力，有效的保障進(jìn)度，解決可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，有效控制項(xiàng)目實(shí)施過程中的突發(fā)事件，使得辦公室裝修按期、保質(zhì)、保量完成。
不僅是一次亮眼的企業(yè)績效，也是職業(yè)生涯中重要經(jīng)驗(yàn)。
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